Wat is digitale transformatie en welke rol speelt low-code?
Wat is digitale transformatie? Vraag het tien verschillende partijen en je krijgt twaalf antwoorden.
Laten we vooral niet te diep de buzzword bingo induiken. Welke definitie van digitale transformatie je ook gebruikt, bij Grexx raden we je altijd aan om te starten met het digitaliseren of automatiseren van processen of werkzaamheden. Zo krijg je snel het digitaliseren in de vingers en er ontstaan er direct nieuwe inzichten en ideeën. Dit is ook de werkwijze waar ons low-code platform het best tot zijn recht komt.
Het mooie is dat de meeste organisaties hier snel en relatief eenvoudig veel winst mee kunnen behalen:
En dat is ook waar de meeste organisaties snel en relatief eenvoudig veel winst kunnen behalen:
- Gedigitaliseerde en geautomatiseerde processen en werkzaamheden verlopen sneller en minder foutgevoelig dan wanneer mensen ze uitvoeren.
- Daarmee speel je mankracht vrij, die je elders kunt inzetten.
- Bijkomend voordeel: automatiseer je routinematig werk (zoals data entry), dan zijn de mensen die je vrijspeelt daar vaak blij mee. Ze kunnen dan andere, meer afwisselende (en vaak meer uitdagende) werkzaamheden oppakken.
Digitale transformatie helpt jouw organisatie dus om beter, sneller en efficiënter te functioneren, en je mankracht beter te benutten. Ons low-code platform is één van de tools die je hiervoor kunt inzetten.
Voordelen van digitale transformatie
Wie zich verdiept in digitale transformatie, ziet al snel door de bomen het bos niet meer. Er zijn zó veel theorieën, methodes, tools, frameworks, strategieën én bijbehorende aanbieders dat het lastig is daar een goede keuze in te maken.
Dat digitale transformatie conceptueel een goed idee is, daar zullen we het snel over eens zijn. De manier waarop is lastiger. Er is geen one size fits all oplossing - het is belangrijk dat je kiest voor een methode die past bij je organisatie en wat je wil bereiken.
In dit artikel lees je meer over starten met digitale transformatie: specifiek gericht op het digitaliseren of automatiseren van processen en werkzaamheden, hoe je dat kunt doen met low code en waarom of wanneer low code de juiste oplossing is. Op dat gebied kunnen we je uitgebreid en eerlijk adviseren.
Een aantal voordelen van digitale transformatie:
- Gedigitaliseerde en geautomatiseerde processen en werkzaamheden zijn efficiënter, wat je kostenbesparing en hogere productiviteit oplevert.
- Dataverzameling en data-analyse wordt opeens een stuk eenvoudiger en gestructureerder, wat nieuwe inzichten (in bijv. klantgedrag) kan opleveren
- Je vergroot je flexibiliteit en schaalbaarheid: mankracht en personeelsbudget zijn niet langer een bottleneck. Zo speel je makkelijk in op de markt en veranderende behoeften van je klanten, gebruikers of andere stakeholders
Lees meer over de voordelen van digitale transformatie in onze blog '8 voordelen in 2023 van digitale transformatie (incl. praktijkvoorbeelden'.
Digitale transformatie kan je een behoorlijk concurrentievoordeel opleveren:
'McKinsey publiceerde onlangs een zeer uitgebreid rapport over de mate van standaardisatie in kenniswerk. 60% van alle beroepen is voor ten minste 30% te automatiseren. Stel nou dat jij je hier eerder of verder in verdiept dan de concurrent. Kun je je voorstellen wat dat voor je productiviteit, effectiviteit, concurrentiepositie, innovatie en budgetten zou betekenen?' - Lees meer over het onderzoek hier.
Bekijk hier ook onze blog 'In 3 stappen een eenvoudige digitale transformatie strategie'.
Natuurlijk kent digitale transformatie ook nadelen:
- Digitale transformatie ontstaat niet vanzelf. Er is een investering nodig: financieel, in mankracht, in aandacht en in tijd. Doorgaans is de business case vrij eenvoudig te maken, maar ook dat gaat niet vanzelf.
- Het aanbod is gigantisch en het is niet altijd vanzelfsprekend welke oplossing bij jouw plannen past. Het kan ingewikkeld zijn om de juiste partner te selecteren. Houd rekening met faalkosten en besteed voldoende aandacht aan oriëntatie en selectie.
- Digitale transformatie vraagt wat van je medewerkers: een bepaalde digitale fitheid en voldoende flexibiliteit om zich nieuwe processen eigen te maken.
- Je hebt een plan nodig. Heb je geen idee waar je de komende jaren naar toe wil, hoe je de organisatie wil laten ontwikkelen, dan heeft digitale transformatie weinig zin en kost het je enkel tijd en geld.
Voorbeelden van succesvolle digitale transformatie
Je kunt digitale transformatie zo groot of klein maken als je wilt. We kennen allemaal een aantal voorbeelden van gigantische transformaties met wereldwijd succes:
- Netflix verstuurde ooit dvd’s per post. Vandaag de dag zijn ze een van de grootste online streaming services ter wereld.
- Amazon begon als een online boekenwinkel. Inmiddels kun je er vrijwel alles kopen en is het één van de grootste e-commerce en tech bedrijven ter wereld.
In principe zijn dit mooie voorbeelden, maar dit soort dit soort digitale transformatie waar een bedrijf de volledige dienstverlening transformeert is vermoedelijk niet wat je zoekt. En dit is ook niet het niveau waarop je met digitale transformatie begint: logischerwijs sleutel je eerst aan processen en werkzaamheden binnen je dienstverlening. En eventueel volgen daaruit grotere stappen, die ook de volledige dienstverlening beïnvloeden.
Ook op een subtieler niveau, zeker ook als MKB(+), kun je met digitale transformatie grote impact maken. Wat praktische voorbeelden:
- Bied je klanten, partners of andere stakeholders een mijn.omgeving waarin zij zelf afspraken plannen, wijzigingen doorgeven, contractinformatie opzoeken of nieuwe bestellingen plaatsen. Speel intern de mensen vrij die nu continu aan de telefoon of in de mailbox zitten voor dit soort processen.
- Automatiseer repetitieve taken, zoals we die veel tegenkomen op de afdeling administratie, finance en sales. Denk aan het verzenden van offertes en facturen, het registreren van betalingen en herinneringen, het inventariseren, bestellen en inzichtelijk maken van de voorraad of salescijfers. Automatische processen en continu inzicht in stuurdata maken je organisatie flexibel en schaalbaar.
- Verbeter de samenwerking tussen de verschillende partijen waar jouw klant, patiënt of ander type gebruiker mee te maken heeft. Zorg dat de juiste data op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar is en optimaliseer de customer experience voor alle betrokkenen.
Digitale Transformatie is een proces
Het is belangrijk je te realiseren dat digitale transformatie geen trucje is dat je eenmalig uitvoert. Het is een proces, je begint met kleine stappen en aan de hand van wat je gedurende het proces leert stuur je bij en zet je nieuwe stappen.
Een voorbeeld uit de praktijk:
Voor kredietbeoordelaar Johan bestaat zijn werk zéér kort door de bocht uit drie verschillende stappen. Wanneer hij een leningaanvraag beoordeelt, heeft hij een hoop informatie en documentatie nodig (stap 1), op basis daarvan maakt hij een beslissing (stap 2) en daaruit volgt een contractuele afhandeling (stap 3). De eerste en laatste stap zijn redelijk eenvoudig te automatiseren. De tweede stap is een stuk lastiger, en dat is ook precies waar Johan zijn werkplezier uithaalt. Stap 1 en stap 3 zijn voor hem administratieve bijzaak.
In deze situatie wil je dus eerst stap 1 en stap 3 automatiseren. Dat scheelt Johan veel werk en verkort de doorlooptijd. Vervolgens ga je aan de slag met het digitaliseren (maar nog niet automatiseren) van stap 2. Nu ook Johans werk volledig digitaal is, kun je informatie gemakkelijk, snel en gedetailleerd terughalen. Je kunt patronen en impliciete regels herkennen, zien wanneer bepaalde beslissingen gemaakt worden. Je ziet in welke gevallen er een externe expert bijgehaald wordt, wanneer Johan direct een aanvraag afwijst of welke situaties steeds opnieuw aanvullende informatie vereisen.
Met deze informatie kun je Johans proces iets makkelijker maken. Een deel van stap 2 digitaliseren, delen van het proces overnemen en declaratief maken (als X, dan Y). Zo beginnen we met hele kleine stukjes, en maken we ook dit complexe proces stapsgewijs steeds meer geautomatiseerd.
Voor Johan werkt dit prettig, want hij is steeds meer écht met zijn werk bezig en minder met randzaken. Hij werkt veel efficiënter en ervaart zijn werk als uitdagender dan voorheen. Voor Johans manager is dit ook prettig, want de kredietaanvragen zijn tegenwoordig veel sneller verwerkt, wat zowel het bedrijfsimago als de werkdruk ten goede komt.
Waarom digitale transformatie met low-code?
We zeiden het eerder al, digitale transformatie kun je op 101 manieren aanpakken. Wij kiezen voor low-code. Sterker nog, we kiezen voor low-code waar je zélf mee aan de slag gaat. Onze beweegredenen vind je hier.
Dat zit zo: bij Grexx zijn we ervan overtuigd dat niemand je business zo goed kent als jij en je collega’s. Jullie kennen de complexe processen, de specifieke handelingen, de uitzonderingen en alle andere redenen waarom standaard software niet voldoet. Jullie zijn de experts op het gebied van deze processen.
We vragen je dus niet om al je processen volledig uit te schrijven (in de praktijk vaak een onmogelijk verzoek) en over te dragen aan ons, waarna wij de boel digitaliseren of automatiseren. In dat geval zou je nooit meer van ons afkomen (want onderhoud, nieuwe functionaliteiten e.d.) en heb je dus nooit echt controle over je werk. Dat willen we geen van beiden.
In plaats daarvan, kun je met low-code zélf aan de slag. Daar heb je geen diepgravende technische kennis voor nodig. Je hebt vooral kennis nodig van de processen die je wil aanpakken. Ons low code platform zit zo gebruiksvriendelijk in elkaar, dat iedere kenniswerker er zelfstandig mee aan de slag kan.
Er zijn een aantal redenen waarom low-code juist in deze context heel goed werkt:
- Je gaat zeer efficiënt met je resources om. Je zet bestaande capaciteit (je medewerkers) in om het werk slimmer, sneller en beter te maken. En dat is extra winst, want je hoeft dus geen schaarse programmeurs te zoeken of vrij te maken.
- Er komt geen ruis op de lijn. De mensen die het proces door en door kennen, weten ook met welke variabelen een systeem rekening moet houden.
- Je kunt razendsnel wijzigingen doorvoeren en functionaliteiten toevoegen. Je speelt daarmee heel makkelijk in op veranderingen van je dienstverlening, de markt of wetgeving. Je hebt alles zelf onder controle en bent niet afhankelijk van een derde.
- Je hebt en houdt 100% controle over je werk. Wil je een nieuwe functie toevoegen? Dat kun je gewoon zelf regelen, daar heb je ons niet voor nodig.
Kan iedereen zomaar aan de slag met low-code en digitale transformatie?
Ja en nee. Ja, iedere kenniswerker kan met low-code aan de slag. Wat je nodig hebt is goede kennis van de business en een goed idee van wat je voor elkaar wil krijgen. Met gezond verstand en domeinkennis kom je een heel eind. Maar nee, niet iedere kenniswerker blijkt opeens een volwaardig programmeur.
Digitale transformatie vraagt om strategisch en analytisch inzicht. Er is een plan nodig. Ga je proces X digitaliseren, dan heb je ook voor dat specifieke proces een plan nodig. Goed strategisch en analytisch inzicht (van jezelf of een collega) helpt daarbij. Technische kennis ook, afhankelijk van de complexiteit van de beoogde applicatie.
Low-code applicaties bouwen met Grexx
Bij Grexx is dat iets waar we je team in trainen. Ons platform is gemaakt om echt zélf mee aan de slag te gaan. We hebben er alle vertrouwen in dat dat ook lukt en dat je weinig support van onze kant nodig zult hebben. Maar we staan wel voor je klaar, altijd. We kijken mee, laten zien hoe het anders kan en trainen iedere gebruiker die daar behoefte aan heeft.
We bieden een uitgebreid programma met e-learnings, persoonlijke support en training als standaard onderdeel van het Grexx platform. Geen extra kosten dus, en altijd een pro die met je mee kan kijken.
Digitale transformatie strategie
Dit is het moment dat we met tegenstrijdig advies komen. Ja, succesvolle digitale transformatie vereist een goede strategie. Maar heb je die (nog) niet, ben je nog op zoek naar de juiste insteek, weet je niet waar te beginnen? Begin dan gewoon. Begin klein, begin groot, maar vooral, begin. Er zijn altijd zaken waar je direct kansen ziet. Ga aan de slag met processen of werkzaamheden die in de weg zitten, maak ruimte en zie wat dat je oplevert.
Het opbouwen van capabilities is gewoon vallen en opstaan. Daar heb je tijd voor nodig. Kijk naar de nieuwe mogelijkheden. Bekijk je werkzaamheden en processen vanuit een ander perspectief. Als je nu opnieuw zou beginnen, waar zou je dan uitkomen?
Probeer het. En maak daarna een goed plan dat aansluit op wat je met je organisatie wil bereiken. Dat kun je op veel verschillende manieren doen. We denken er natuurlijk graag over mee. Maar hik je aan tegen die eerste stappen en wil je gewoon eens wat proberen? Begin.
Digitale transformatie strategie ontwikkelen
En dan toch die inkopper: succesvolle digitale transformatie staat of valt met een goed plan. Zonder strategie doe je maar wat. Dat is niet erg als je eerst wat wil uitproberen, maar het levert problemen op als je er serieus mee aan de slag wil én resultaten wil boeken. Lees hierover meer in onze blog: '2 redenen waarom je absoluut een digitale transformatie strategie nodig hebt'.
In je strategie werk je uit waar je organisatie nu staat en waar je op lange termijn naartoe wil. Dat vertaal je ook naar plannen voor de middellange en korte termijn. Houd rekening met het verschil tussen optimalisatie en transformatie. Welke bedrijfsonderdelen wil je aanpakken? Wil je processen verbeteren, of radicaal vernieuwen? Welke innovaties heb je voor ogen, welke factoren spelen daarin een rol? Wat moet er gebeuren om alle betrokkenen (intern en extern) klaar te stomen en hoe wil je dat aanpakken?
Probeer in je strategie weg te blijven van wat je al weet en vanuit een nieuw perspectief naar je business te kijken. Stel ambitieuze doelen: wat zou je willen bereiken als je helemaal opnieuw begint? Wat heb je nodig om dat doel te bereiken? Vaak is er meer mogelijk dan je initieel denkt, omdat we gewend zijn te redeneren vanuit ‘zo hebben we het altijd gedaan’. Die gedachte is een flinke blokkade voor strategisch nadenken over de toekomst, waar je bewust omheen moet stappen.
De rol van cultuur in je digitale transformatie strategie
Digitale transformatie is geen kwestie van ‘even regelen’. Vaak is er ook een cultuuromslag nodig. De impact hangt van de context af: we kennen allemaal voorbeelden van digitalisering waar de gebruiker niet blij van wordt. Denk aan digibeten die verdwalen in overheids-IT, mensen die zich niet gehoord voelen door de chatbot van grote bedrijven, zorgmedewerkers die liever aan het bed staan dan voor een schermpje. Je kunt niet álles digitaliseren en automatiseren, en dat hoeft ook niet.
Een succesvolle digitale transformatie strategie heeft veel aandacht voor de organisatiecultuur. Denk aan verandertempo, wat de verandering de gebruiker kost en oplevert, en ook de manier waarop je mensen meeneemt in die verandering. Gebruikersadoptie is een belangrijk onderdeel van verandertrajecten, waar je afhankelijk van de context, niet te licht over moet denken.
Denk ook aan privacy, security en compliance in je digitale transformatie strategie
Digitale transformatie draait doorgaans om data, waardoor je gegarandeerd te maken hebt met privacy, security en compliance. Denk je daar pas na implementatie over na, dan ben je te laat. Het is verstandig om je strategie te baseren op privacy-by-design: denk al tijdens de ontwikkeling van je nieuwe systemen (of veranderingen) na over privacy en de geldende wet- en regelgeving. Een partner met de juiste ISO-certificering kan je daar bij helpen.
Low-code is de toekomst
Als jouw bedrijf ook maar een héél klein beetje lijkt op vrijwel alle andere bedrijven, dan zijn er heel wat processen en werkzaamheden die gedigitaliseerd of geautomatiseerd kunnen worden. Waarmee je mankracht vrijspeelt, sneller en efficiënter werkt en een meer wendbare organisatie creëert. Met 20+ jaar ervaring in digitale transformatie durven we die claim absoluut te maken.
Sterker nog: we doen het zelf ook. Het Grexx platform is gebouwd met het Grexx platform. Ook het werk van onze ontwikkelaars vindt steeds meer binnen de applicatie plaats. We maken onze ontwikkelomgeving steeds verder low code, met kleine stapjes - precies zoals we jou ook aanraden.
Zoals gezegd, je kunt op tig manieren aan de slag met digitale transformatie. Low code is er één van. Wat ons betreft een hele mooie, omdat je er geen (dure, moeilijk beschikbare) programmeurs voor nodig hebt, omdat je team zelf al goed weet hoe de processen in elkaar zitten én omdat ons low code platform zo gebruiksvriendelijk is dat iedere kenniswerker er mee vooruit kan. Dat is dus efficiënt omgaan met je processen en toekomstbestendig werken.
Als je benieuwd bent naar het Grexx platform, schrijf je dan gerust in voor een demo. Een van onze collega’s laat je graag zien hoe het werkt!
Aan de slag!
Zie je kansen, maar weet je nog niet waar te beginnen? Of heb je juist grootse plannen, maar ben je nog op zoek naar de juiste partner? Onze mensen denken graag met je mee. We laten je zien wat mogelijk is en we geven je eerlijk advies over digitale transformatie en of ons low code platform jou de oplossing biedt die je zoekt.
Benieuwd naar alle mogelijkheden?