Hoe Dit Koningskind met vrijwilligers operationele processen digitaliseert en tegelijk toekomstproof maakt

Voor een organisatie als Dit Koningskind, dat onder andere vakanties organiseert voor mensen met een beperking, zijn communicatieve en administratieve nauwkeurigheid van groot belang. Maar als dat proces draait op Excelsheets, PDF-documenten en overvolle mailboxen, dan kost dat veel tijd én energie die beter elders besteed kan worden.
‍

Samen met Grexx heeft Dit Koningskind de eerste stap gezet naar een toekomstbestendige oplossing: een slimme digitale omgeving, gebouwd op het Grexx low-code platform. Wat begon als een proof of concept, groeit nu uit tot een volledig portaal voor deelnemers én vrijwilligers.

Dit Koningskind is een Christelijke vereniging van en voor mensen met een (licht)verstandelijke, lichamelijke of sociale beperking en hun directe omgeving. Zij steunen, stimuleren en geven stem aan de mensen met een beperking en hun naasten. Dat doen zij onder andere met individuele ondersteuning, lotgenotencontact en organisatie van onder andere vakanties en bijeenkomsten.

Van eindeloos handwerk naar slimme automatisering

Onze collega Yannis Haritos heeft de afgelopen maanden nauw opgetrokken met de mensen van Dit Koningskind: “We zijn begonnen met een Proof of Concept, zodat men kon ervaren of het Grexx Platform biedt wat ze nodig hebben. Daar hebben we een doorlooptijd van zo’n drie maanden voor uitgetrokken. In die eerste fase lag de nadruk op het verlichten van de administratieve last, met name rond de communicatie en administratie. Ze deden alles handmatig. Stel je voor: de vereniging biedt pakweg 60 verschillende vakanties aan, met 10 tot 20 betrokkenen per vakantie. Er zijn deelnemers, hun naasten, betrokken vrijwilligers met allerlei verschillende rollen en achtergronden. Er gingen eindeloos veel mailtjes heen en weer met briefings, noodzakelijke informatie over deelnemers, reisgegevens et cetera. Al die informatie-uitwisseling liep via losse e-mails, afhankelijk van de rol van de deelnemer of vrijwilliger. Dat kan slimmer.”
‍

In het Proof of Concept hebben we deze informatie-uitwisseling geautomatiseerd. Het is nu inzichtelijk wie welke informatie al ontvangen heeft, en wie nog niet. Schrijft iemand zich in voor een vakantie, dan wordt deze deelnemer automatisch aan het begin van de communicatie-flow geplaatst. Eventuele naasten of begeleiders worden automatisch op de juiste momenten bericht. Schrijft iemand zich weer uit, dan wordt dat op alle juiste plaatsen doorgevoerd.  Zo kan met één klik een relevante mail verstuurd worden – afgestemd op de juiste fase van het proces én de juiste persoon. Geen handwerk of excelsheets vol kleurcodes meer.
‍

Van excelformulieren naar persoonlijke portalen

Nu de eerste release bijna afgerond is, start fase 2: de ontwikkeling van een portaal voor deelnemers, hun naasten en betrokken vrijwilligers. We bouwen een ‘Mijn Koningskind’-omgeving, waarin persoonlijke gegevens worden opgeslagen en hergebruikt.
‍

“Dat portaal wordt echt het hart van de communicatie,” zegt Yannis. “Denk aan het aanleveren van medicatiegegevens of een VOG: dat hoeft straks nog maar één keer, ook als je vaker op vakantie gaat. Alleen waar nodig update je de info. Dat scheelt enorm veel handwerk.”

Ook aanmeldingen voor vakanties zullen op korte termijn digitaal verlopen. “Voorheen ging dat via e-mail. Alle aanmeldingen én aanvullende voorkeuren kwamen handmatig binnen, wat resulteerde in bergen papierwerk. Nu willen we dat geautomatiseerd afhandelen, en zelfs slimme matching mogelijk maken. Voor de organisatie zal dat een enorme efficiëntieslag leveren.”
‍

José Roos, vakantie-coördinator bij Dit Koningskind, is blij met wat er ontwikkeld wordt: "We bieden jaarlijks 60 verschillende vakanties aan, waar inmiddels zo'n 450 deelnemers op inschrijven en 350 vrijwilligers bij betrokken zijn. Daar komt enorm veel communicatie en administratie bij kijken, die we tot nu toe grotendeels in mails, excelbestanden en in de achterkant van de website bijhielden. Dat lukte wel, maar het was tijdstechnisch eigenlijk niet te doen.“
‍

José en haar collega’s voorzien dat zij hun tijd straks veel efficiënter kunnen inzetten: “Vanuit het Proof of Concept, en zéker als straks de tweede fase opgeleverd is, kunnen we de communicatie grotendeels geautomatiseerd laten verlopen en hebben we één bron waar alle belangrijke data terug te vinden is. Ook voor vrijwilligers en deelnemers gaat dat fijner werken. We merken nu al hoeveel overzichtelijker de communicatiestromen nu zijn. En ook de continuïteit van de processen wordt veel beter bewaakt: voorheen hadden we een probleem als één van ons even ziek was, of om andere reden afwezig. Als straks alle communicatie en administratie rondom de vakanties goed gestructureerd terug te vinden is kan iedereen ermee werken."
‍

Gemaakt voor de praktijk, gebouwd door vrijwilligers

Heel bijzonder is dat dit project grotendeels wordt gedragen door vrijwilligers. In dit geval bouwen twee vrijwilligers actief mee aan de oplossing. Chris heeft een IT-achtergrond, zonder ervaring met low code. Gerard is in zijn dagelijkse werk ervaren met het Grexx Platform. Samen bouwen zij, met ondersteuning van onze collega en Grexx Coach Yannis Haritos, aan de nieuwe software voor Dit Koningskind.
‍

“Chris heeft vanuit zijn IT-ervaring op eigen initiatief al heel veel voor elkaar gekregen. Hij heeft de tutorials en documentatie doorgenomen, en vanuit zijn IT-mindset denkt hij heel procesgericht. De switch naar low code ging heel vanzelfsprekend. Dat is ook de kracht van low code: je kunt snel veel bereiken,” aldus Yannis.

Toch vraagt dit project wel om een zekere basiskennis. “De applicatie is inmiddels best complex. Het bouwen met low code is niet ingewikkeld, maar het procesmatig goed begrijpen van deze organisatie en alle verschillende lijntjes die er lopen is wél veelomvattend. Wat dat betreft is het heel prettig dat we met twee vrijwilligers werken die ieder hun eigen expertise meebrengen. Vanuit Grexx zijn we met het Grexx Enabled programma gewend om mee te denken, te trainen en op te leiden, dus voor ons is het geen enkel probleem om de begeleiding op ons te nemen. Ook heb ik de afgelopen tijd zelf op vrijwillige basis meegedacht en geholpen met de verdere ontwikkeling van de applicatie. Het is gaaf om te zien dat we al heel snel de administratieve belasting binnen de organisatie flink kunnen verlagen.”
‍

Ook vakantie-coördinator José Roos ziet dat er snel vorderingen gemaakt worden: "Het valt op dat de tijdsinvestering van de vrijwilligers in het bouwen van het platform al snel resultaat oplevert. Zelf ben ik niet actief in het ontwikkelen, maar ik denk wel mee over wat het systeem moet kunnen en hoe de processen in elkaar zitten. Ik test wat er ontwikkeld wordt en kom met suggesties voor verbeteringen. De bouwende collega's zijn enthousiast en boeken snel resultaat, heel leuk om te zien!”
‍

Een toekomstbestendig fundament

Wat begon met het digitaliseren van administratieve mailings, opent nu de deur naar veel meer. “De vakantieadministratie is onze eerste focus,” legt Yannis uit. “Maar als dat eenmaal staat, kunnen we makkelijk uitbreiden naar andere processen. Denk aan bijeenkomsten, lezingen, donateuracties, of algemene communicatie. Alles is schaalbaar.”
‍

En misschien wel het belangrijkste: Dit Koningskind wordt niet afhankelijk van dure maatwerksoftware. “Ze krijgen meer functionaliteit in één platform, tegen lagere kosten. En ze kunnen het zelf, met hun eigen mensen, verder ontwikkelen.”
‍

De tweede fase van dit project, het ontwikkelen van het portaal, kent een relatief korte horizon. De nieuwe vakanties, voor het volgende seizoen, worden rond oktober aangeboden op de website. Het is de bedoeling dat het portaal dan gebruikt kan worden voor onder andere het inschrijven van deelnemers en vrijwilligers, informatievoorziening rondom de vakanties.
‍

Wil je als organisatie – groot of klein – je processen digitaliseren, maar zonder zware IT-trajecten of dure maatwerkpakketten? Neem dan contact met ons op. Ons low code platform stelt je in staat om op eigen tempo slimme, schaalbare oplossingen te bouwen.

‍