Für eine Organisation wie Dit Koningskind, die unter anderem Ferien für Menschen mit Behinderungen organisiert, sind kommunikative und administrative Genauigkeit sehr wichtig. Aber wenn dieser Prozess auf Excel-Tabellen, PDF-Dokumenten und überfüllten Postfächern läuft, kostet das viel Zeit und Energie, die besser woanders eingesetzt werden kann.
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Zusammen mit Grexx hat Dit Koningskind den ersten Schritt in Richtung einer zukunftssicheren Lösung getan: eine intelligente digitale Umgebung, die auf dem Grexx Low-Code-Plattform. Was als Machbarkeitsnachweis begann, entwickelt sich heute zu einem vollständigen Portal für Teilnehmer und Freiwillige.

This King's Child ist ein christlicher Verein von und für Menschen mit einer (leichten) geistigen, körperlichen oder sozialen Behinderung und ihrem unmittelbaren Umfeld. Sie unterstützen, stimulieren und geben Menschen mit Behinderungen und ihren Angehörigen eine Stimme. Sie tun dies unter anderem mit individueller Unterstützung, Kontakt zu Gleichaltrigen und der Organisation von Feiertagen und Treffen.

Von endloser Handarbeit bis hin zu intelligenter Automatisierung

In den letzten Monaten hat unser Kollege Yannis Haritos eng mit den Leuten von This King's Child zusammengearbeitet: „Wir haben mit einem Proof of Concept begonnen, damit die Leute erleben konnten, ob die Grexx-Plattform das bietet, was sie brauchen. Dafür haben wir eine Vorlaufzeit von etwa drei Monaten vorgesehen. In dieser ersten Phase lag der Schwerpunkt auf der Verringerung des Verwaltungsaufwands, insbesondere in den Bereichen Kommunikation und Verwaltung. Sie haben alles manuell gemacht. Stellen Sie sich vor: Der Verein bietet rund 60 verschiedene Feiertage an, an denen pro Urlaub 10 bis 20 Personen beteiligt sind. Es gibt Teilnehmer, ihre Lieben, engagierte Freiwillige mit vielen verschiedenen Rollen und Hintergründen. Es gab endlose E-Mails hin und her mit Briefings, notwendigen Informationen über die Teilnehmer, Reisedetails usw. Der gesamte Informationsaustausch fand über separate E-Mails statt, abhängig von der Rolle des Teilnehmers oder Freiwilligen. Das kann intelligenter gemacht werden.“
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Im Proof of Concept haben wir diesen Informationsaustausch automatisiert. Es ist jetzt klar, wer welche Informationen bereits erhalten hat und wer noch nicht. Meldet sich jemand für einen Urlaub an, wird dieser Teilnehmer automatisch an den Anfang des Kommunikationsflusses gestellt. Alle Angehörigen oder Vorgesetzten werden automatisch zum richtigen Zeitpunkt benachrichtigt. Wenn sich jemand wieder abmeldet, wird dies an den richtigen Stellen implementiert. Auf diese Weise kann mit einem Klick eine relevante E-Mail versendet werden — zugeschnitten auf die richtige Phase des Prozesses und die richtige Person. Keine Handarbeit oder Excel-Tabellen voller Farbcodes mehr.
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Von Excel-Formularen bis hin zu persönlichen Portalen

Jetzt, da die erste Veröffentlichung fast abgeschlossen ist, beginnt Phase 2: die Entwicklung eines Portals für Teilnehmer, ihre Lieben und engagierte Freiwillige. Wir bauen eine „My King's Child“ -Umgebung auf, in der personenbezogene Daten gespeichert und wiederverwendet werden.
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„Dieses Portal wird wirklich das Herzstück der Kommunikation sein“, sagt Yannis. „Denken Sie an die Bereitstellung von Medikamentendaten oder eine VOG: Das müssen Sie nur einmal tun, auch wenn Sie öfter in den Urlaub fahren. Aktualisieren Sie die Informationen nur dort, wo dies erforderlich ist. Das erspart eine enorme Menge an manueller Arbeit.“

Kurzfristig werden auch Anmeldungen für Feiertage digital erfolgen. „Bisher geschah das per E-Mail. Alle Registrierungen und zusätzlichen Einstellungen wurden manuell eingegeben, was zu Bergen von Papierkram führte. Jetzt wollen wir das automatisch erledigen und sogar intelligentes Matching ermöglichen. Für das Unternehmen wird dies zu einer enormen Effizienzsteigerung führen.“
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José Roos, Urlaubskoordinator bei Dit Koningskind, ist zufrieden mit der Entwicklung: „Jedes Jahr bieten wir 60 verschiedene Feiertage an, an denen inzwischen rund 450 Teilnehmer teilnehmen und 350 Freiwillige beteiligt sind. Dies beinhaltet einen enormen Kommunikations- und Verwaltungsaufwand, den wir bisher hauptsächlich in E-Mails, Excel-Dateien und im hinteren Teil der Website aufbewahrt haben. Das hat funktioniert, war aber zeitlich eigentlich nicht machbar.“
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José und ihre Kollegen gehen davon aus, dass sie ihre Zeit bald viel effizienter nutzen können: „Ab dem Proof of Concept und vor allem, wenn die zweite Phase abgeschlossen ist, können wir die Kommunikation weitgehend automatisieren und wir haben eine Quelle, in der alle wichtigen Daten zu finden sind. Das wird auch für Freiwillige und Teilnehmer besser funktionieren. Wir stellen bereits fest, wie viel klarer die Kommunikationsabläufe jetzt sind. Und die Kontinuität der Prozesse wird auch viel besser überwacht: Zuvor hatten wir ein Problem, als einer von uns genauso krank war oder aus einem anderen Grund abwesend war. Sobald die gesamte Kommunikation und Verwaltung rund um die Feiertage bald gut strukturiert ist, können alle damit arbeiten.“
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Zum Üben gemacht, von Freiwilligen gebaut

Das ganz Besondere ist, dass dieses Projekt größtenteils von Freiwilligen unterstützt wird. In diesem Fall tragen zwei Freiwillige aktiv zur Lösung bei. Chris hat einen IT-Hintergrund und keine Erfahrung mit Low-Code. Gerard hat Erfahrung in seiner täglichen Arbeit mit der Grexx-Plattform. Zusammen mit der Unterstützung unseres Kollegen und Grexx-Coach Yannis Haritos entwickeln sie die neue Software für This King's Child.
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„Chris hat aufgrund seiner IT-Erfahrung auf eigene Initiative bereits viel erreicht. Er hat die Tutorials und Dokumentationen durchgesehen und denkt aus seiner IT-Mentalität heraus sehr prozessorientiert. Die Umstellung auf Low-Code verlief ganz natürlich. Das ist auch die Stärke von Low Code: Man kann schnell viel erreichen „, sagt Yannis.

Dennoch erfordert dieses Projekt ein gewisses Maß an Grundkenntnissen. „Die Anwendung ist jetzt ziemlich komplex. Das Erstellen mit Low-Code ist nicht kompliziert, aber das gründliche Verständnis dieser Organisation und all der verschiedenen Zeilen, die sie durchziehen, ist sehr umfangreich. In dieser Hinsicht ist es sehr schön, dass wir mit zwei Freiwilligen zusammenarbeiten, von denen jeder sein eigenes Fachwissen mitbringt. Bei Grexx sind wir es gewohnt, im Rahmen des Grexx Enabled-Programms mitzudenken, zu schulen und weiterzubilden, sodass es für uns kein Problem ist, die Anleitung zu übernehmen. In letzter Zeit habe ich auch freiwillig Ideen eingebracht und bei der Weiterentwicklung der Anwendung geholfen. Es ist cool zu sehen, dass wir den Verwaltungsaufwand innerhalb der Organisation schnell reduzieren können.“
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Auch Ferienkoordinator José Roos stellt fest, dass rasche Fortschritte erzielt werden: „Es ist bemerkenswert, dass die Zeit, die die Freiwilligen in den Aufbau der Plattform investieren, schnell zu Ergebnissen führt. Ich selbst bin nicht aktiv in der Entwicklung, aber ich bringe Ideen ein, was das System können sollte und wie die Prozesse funktionieren. Ich teste, was entwickelt wird, und mache Verbesserungsvorschläge. Die Kollegen vom Bau sind begeistert und erzielen schnelle Ergebnisse, sehr schön zu sehen!“
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Eine zukunftssichere Grundlage

Was mit der Digitalisierung administrativer Mailings begann, öffnet heute die Tür zu viel mehr. „Die Urlaubsverwaltung ist unser erster Schwerpunkt“, erklärt Yannis. „Aber sobald das eingerichtet ist, können wir es problemlos auf andere Prozesse ausweiten. Denken Sie an Treffen, Vorträge, Spenderaktionen oder allgemeine Kommunikation. Alles ist skalierbar.“
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Und vielleicht am wichtigsten: This King's Child wird nicht auf teure Spezialsoftware angewiesen sein. „Sie erhalten mehr Funktionen auf einer Plattform, und das zu geringeren Kosten. Und sie können es selbst mit ihren eigenen Leuten weiterentwickeln.“
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Die zweite Phase dieses Projekts, die Entwicklung des Portals, hat einen relativ kurzen Horizont. Die neuen Feiertage für die nächste Saison werden etwa im Oktober auf der Website angeboten. Das Portal soll dann unter anderem für die Registrierung von Teilnehmern und Freiwilligen sowie für die Bereitstellung von Informationen über die Feiertage genutzt werden können.
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Als Unternehmen — ob groß oder klein — möchten Sie Ihre Prozesse digitalisieren, aber ohne aufwändige IT-Prozesse oder teure maßgeschneiderte Pakete? Dann kontaktieren Sie uns. Unsere Low-Code-Plattform ermöglicht es Ihnen, intelligente, skalierbare Lösungen in Ihrem eigenen Tempo zu entwickeln.

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